Medikamente sind in (Klein)Tierarztpraxen der zweitgrößte Kostenfaktor. Wie managed man Topseller und Ladenhüter am besten? Was ist eine produktive Inventur? Und wie sehen klar strukturierte Abläufe aus? Unser Sponsorpartner Dr. Ralph Schickel gibt Tipps für eine effektive Apothekenverwaltung.

Gastbeitrag von Dr. Ralph Schickel (inBehandlung.de)

Der Medikamenteneinsatz in Tierarztpraxen muss vom Klienten über die Steuererklärung bis zum Apothekenprüfer für jeden transparent und exakt nachzuvollziehen sein. Die Anforderungen an die gesetzeskonforme und detailgetreue Abbildung der Praxisabläufe steigen ständig. Auch sind Medikamente in Tierarztpraxen der zweitgrößte Kostenfaktor. Deshalb ist es wichtig, die Bestandsverwaltung zu optimieren.

Die Basis: Klar strukturierte Abläufe und Prozesse

Die Basis für eine effektive Medikamentenverwaltung sind klar strukturierte Abläufe und Prozesse. Vor der Einführung eines Bestandsverwaltungssystems sollte das Team gemeinsam festlegen: Wer kümmert sich um die Pflege welcher Daten in welchen Situationen. Das geht vom Verkauf in der Apotheke über die Anwendung der Medikamente am Tier bis zur Rechnungsstellung.
Sind diese Abläufe mit dem gesamten Team geklärt, steht einer erfolgreichen Pflege der Bestände nichts mehr im Wege.

Faustformeln für den „richtigen“ Apothekenbestand

Das richtige Maß an den Lagerbeständen zu finden, ist eine Herausforderung. Zu viel Bestand bindet zu viel Kapital. Zu wenig bedeutet, dass nicht jeder Klient bedient werden kann und Umsatz verloren geht. Wie also und in welchen Abständen disponieren? Für diese Entscheidung gelten zwei Faustformeln:

• Von jedem Medikament und Produkt sollte so viel vorrätig sein, dass der Bedarf von zwei bis drei Wochen abgedeckt ist.
• Eine Schachtel beziehungsweise Einheit sollte möglichst nicht länger als 30 bis 45 Tage in der Tierarztpraxis bleiben.

Wie auch im Einzelhandel verkaufen sich nicht alle Produkte gleich stark. Auch werden die einen Medikamente sehr viel häufiger gebraucht als andere. Verbrauchsmaterialien wie Binden oder Spritzen werden in einer nochmals anderen Häufigkeit benötigt. Nach der allgemein gültigen 80/20-Regel generieren 20 Prozent der Produkte zusammen 80 Prozent des Umsatzes. Doch welche Produkte machen diese 20 Prozent aus und wie ordnet man alle anderen ein?

Topseller und Ladenhüter – Ordnung in der Apotheke

Eine Einteilung der Medikamente und Produkte in drei Kategorien bringt Ordnung in die Bestandsverwaltung:

• Top Seller
• Moderater Bedarf
• Ladenhüter

Die meisten täglich verwendeten Medikamente und Verbrauchsmaterialien lassen sich schnell als Top Seller definieren. Um für andere Produkte die passende Kategorie zu finden, bietet sich ein einfacher Prozess an:

• Kennzeichnen Sie alle Produkte, die sich nicht auf Anhieb in die Top Seller Kategorie einordnen lassen, mit einem orangenen Punktaufkleber.
• Wenn nach drei Monaten noch Produkte vorhanden sind, können Sie entscheiden:
  • Haben Sie zu viel eingekauft? Dann ist es ein Produkt der zweiten Kategorie des moderaten Bedarfs.
  • Haben Sie kaum etwas verkauft? Dann ist es ein Ladenhüter und Sie sollten entscheiden, ob Sie das Produkt in der Menge erheblich reduzieren oder es direkt eliminieren.

Die Grafik zeigt, wie man mit den Beständen in den jeweiligen Kategorien zukünftig effektiv umgehen kann, um Überprüfung, Kontrolle und Nachbestellung im Griff zu haben:

Inventur – Wann macht sie Sinn

Nach wie vor machen viele Tierarztpraxen einmal jährlich, wenn das Finanzamt Zahlen möchte, eine Inventur  – meist in der Weihnachtszeit. Das hat mehrere Nachteile:

• Die Zeit ist urlaubsbedingt denkbar ungünstig.
• Viele Zahlen, die generiert werden müssen, liegen weit im Jahr zurück und sind eventuell nicht mehr plausibel nachzuvollziehen.
• Die Inventur erfolgt reaktiv und nicht proaktiv.

Eine Bestandsverwaltung auf Basis der verschiedenen Produktkategorien macht es möglich, die Inventur praxisindividuell zu gestalten. Man kann Zyklen definieren, die abhängig von den Kategorien im Kalender fix terminiert sind. Das hat zahlreiche Vorteile:

• Es hält die Aufmerksamkeit im Team für die Medikamentenverwaltung hoch …
• … und minimiert Verluste.
• Einheiten und Bestände werden strategisch verwaltet.
• Apotheken sind aufgeräumter.
• Am Jahresende entsteht kein Stress im Team.

8 Tipps für eine gelungene Medikamentenverwaltung

Zusammenfassend gilt es bei der Einführung einer Bestandsverwaltung die folgenden acht Punkte zu beachten:

• Verantwortung im Team schaffen
• Produkte bedarfsorientiert kategorisieren (Topseller bis Ladenhüter)
• Apothekenbestände nach Kategorien anpassen
• Ladenhüter identifizieren und Kaufzyklen anpassen
• Ware gut organisiert, übersichtlich und sicher lagern
• Sinnvolle Inventurzyklen für Produktkategorien einführen
• Auswertungen und Automatisierungen der Bestandsverwaltungssoftware nutzen
• Bedeutung der Apothekerverwaltung im täglichen Arbeitsablauf hervorheben

inBehandlung Tierarztsoftware – Keine Probleme mit der Apotheke

Wenn organisatorische Aufgaben in der Praxis Überhand nehmen, braucht es intuitive Lösungen, die jeder in der Praxis schnell und einfach anwenden kann. Die Bestandsverwaltung von Medikamenten ist in der webbasierten Tierarztsoftware inBehandlung ein Schwerpunkt neben anderen: Termine organisieren, Rechnungen schreiben, Zahlungen buchen. Am Monatsende bekommt der Steuerberater eine detaillierte Auflistung aller Vorgänge.

inBehandlung gewährleistet darüber hinaus, dass die gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden, der Datenschutz berücksichtigt und die tierärztliche Hausapotheke auf dem aktuellen Stand ist.

Dr. Ralph Schickel, einer der Köpfe hinter der Praxissoftware InBehandlung. (Foto: ©Inbehandlung)

Unser Gastautor Dr. med. vet. Ralph Schickel arbeitete nach Tiermedizin-und Betriebswirtschaftsstudium einige Zeit in der Veterinärindustrie und -forschung. Parallel engagierte er sich im Praxismanagement-Consulting für Tierarztpraxen. Sein Ziel: Den Alltag für mittlere und kleine Tierarztpraxen einfacher machen. Gemeinsam mit Jonas Sextl entwickelte er über einige Jahre die webbasierte Praxissoftware inBehandlung, die nun schon seit 2012 erfolgreich ist.

Dieser Beitrag entstand im Rahmen einer Werbepartnerschaft. Mehr über unsere Zusammenarbeit mit Sponsoren und Werbepartnern lesen Sie hier